Library.Ru  {1.2} Кабинет библиотековедения

главная библиотекам читателям мир библиотек infolook виртуальная справка читальный зал
новости библиоnet форум конкурсы биржа труда регистрация поиск по порталу


Библиотекам Кабинет библиотековедения Статьи
 

Жукова B.C.
Практика информатизации ЦБС. Программа внедрения современных методов обработки информации в публичной библиотеке

[ Справочник руководителя учреждения культуры. – 2004. – № 9. – С.69-77 ]

     Активное внедрение новых информационных технологий в практику обслуживания пользователей библиотек во многом изменило облик муниципальной библиотеки, заставило переосмыслить понятие профессионализма ее работников, привнесло новые установки в их психологию.
     Систематическое внедрение современных методов обработки информации в публичных библиотеках, входящих в муниципальное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система г. Саратова» (ЦБС), началось в 1996 г. с Центральной городской библиотеки (ЦГБ) – ключевой в ЦБС. Хотелось бы поделиться с коллегами опытом перехода на новые формы работы в условиях информатизации.

     Муниципальная целевая программа автоматизации библиотек ЦБС

     ЦГБ – хранитель официальной информации о деятельности органов местного самоуправления, в соответствии с законом Саратовской области «Об обязательном экземпляре» она получает все официальные документы администрации г. Саратова.
     В последнее время нормативные документы рассылаются по электронной почте, что оперативно обеспечивает население информацией о законодательных актах администрации и городской Думы.
     Подобные услуги высокого качества еще недавно были доступны только читателям ЦГБ, остальные библиотеки-филиалы такой возможности не имели.
     Муниципальная целевая программа автоматизации библиотек города «Создание межбиблиотечной корпоративной компьютерной сети ЦБС г. Саратова» была призвана устранить несоответствие уровней обслуживания в главной библиотеке ЦБС и ее филиалах.
     Эта программа принята решением городской Думы и рассчитана на пять лет, сейчас идет третий год ее реализации. За время, в течение которого в ЦБС развиваются автоматизация и компьютеризация основных библиотечных процессов, проделана большая работа по решению проблемы свободного доступа населения города к информации. Ведь основными задачами библиотечно-информационного обеспечения читателей по-прежнему являются:

  • выявление и накопление информации;
  • ее хранение и подготовка к использованию;
  • поиск и предоставление пользователям по запросу.

     Система обучения персонала работе с ПЭВМ

     В результате внедрения в работу библиотек новых информационных технологий они становятся все более сложными в информационно-технологическом отношении организациями. Это вызывает объективную потребность в обучении персонала.
     В настоящее время сотрудники ЦГБ демонстрируют следующие результаты:

  • свободно владеют основами эксплуатации современных средств автоматизации;
  • эффективно используют современные информационно-поисковые системы;
  • осваивают различные виды сервиса Интернета для пользователей.

     Это очень большое достижение, ибо на ранних этапах автоматизации 98% персонала ЦГБ совершенно не представляли, как работать с компьютером. Практики массового обучения работе с ПЭВМ не существовало, что и вызвало необходимость развития системы обучения сотрудников непосредственно в библиотеке.
     Сейчас в Саратовской ЦГБ создана уникальная система обучения персонала навыкам использования в работе информационных технологий.

     Создание отдела автоматизации

     При определении целей автоматизации и компьютеризации руководство ЦБС ставило перед собой задачи:

  • приобрести компьютерную технику;
  • сделать так, чтобы она эффективно работала на нужды библиотеки.

     Осуществить первую задачу при наличии средств было достаточно легко. Вторая же потребовала серьезных, продуманных действий, например, создания структурного подразделения, которое смогло взять на себя задачи организации единой информационной среды сначала в отдельно взятой библиотеке, а затем в ЦБС. Так в ЦГБ появился отдел автоматизации.
     Специалисты отдела автоматизации знают, как поддерживать компьютерную технику в работоспособном состоянии, и имеют навыки информационно-аналитической работы.
     Два года потребовалось для адаптации нового отдела в библиотечной среде, поиска программного обеспечения, постановки целей и задач первого этапа автоматизации и компьютеризации. Это был период, когда основной персонал библиотеки и отдел автоматизации существовали как бы параллельно (как «библиотекари» и «технари»). С приобретением и приспособлением к условиям библиотеки АБИС – автоматизированной библиотечно-информационной системы, с появлением первой партии компьютеров конкретизировались задачи, которые должен был решать на своем рабочем месте каждый сотрудник ЦГБ.

     Формирование электронного каталога

     Задачей номер один в процессе компьютеризации стало формирование электронного каталога, изначально рассчитанного на пользователя библиотеки. На сегодня 23 базы данных ЦБС содержат более 300 тыс. записей. Наиболее востребованы следующие базы данных:

  • «Книги» – библиографические описания книг, поступивших в ЦБС с 1996 г., а также ретрокаталог. Параметры поиска позволяют найти нужный документ по автору, заглавию, году издания, инвентарному номеру, индексу ББК, ключевым словам, месту хранения и т. д.;
  • «Статьи» – сведения о статьях, полученных ЦБС с 1998 г. Роспись статей ведется корпоративно, совместно с 44 библиотеками России;
  • «Нормативные документы» – описания федеральных законодательных и нормативных актов;
  • «Местные документы» – описания законодательных и нормативных актов Саратовской области, а также нормативные акты органов местного самоуправления г.Саратова;
  • «Подписка» – сведения о периодических изданиях, выписываемых библиотеками ЦБС. База дает возможность определить наличие того или иного периодического издания в каждой из библиотек-филиалов, а также ЦГБ;
  • «Медиатека» – описания аудио- и видеоматериалов, имеющихся в фондах ЦБС;
  • «Новые поступления» – сведения о последних поступлениях документов в ЦБС;
  • «Календарь знаменательных дат».

     Также создана база данных о библиотеках ЦБС.
     Для того чтобы каталог работал, библиотечному персоналу пришлось освоить возможности, предоставляемые АБИС для поиска информации (это постоянная учеба, оттачиваемая практикой).
     Уникальность процесса обучения в ЦГБ заключается в том, что учеба сочетается с реальной работой по формированию электронного каталога, т. е. оба процесса – обучение и практика – идут одновременно.
     Компьютер освоили все. Занятия вели работники отдела автоматизации – по индивидуальному графику, практически с каждым библиотечным работником ЦГБ в отдельности, три раза в неделю по два часа. Приходилось вникать во все детали: как включить-выключить компьютер, как войти в систему, как ввести карточку, каких ошибок следует избегать. Основные процессы библиотекари освоили достаточно быстро, более того, они стали на равных разговаривать с «технарями» о тонкостях в оформлении записей, определении параметров поиска, создании ключевых слов.
     Был создан Совет по формированию электронного каталога, который оперативно обсуждал возникавшие проблемы и принимал общие для всех решения.
     Ни один человек, работающий над созданием ретрокаталога, не имеет права самостоятельно, без обсуждения вводить в процесс какие-либо новшества.
     Начала действовать контрольная группа, состоящая из работников, наиболее хорошо освоивших тонкости формирования электронного каталога. Эта группа проверяла и исправляла ошибки, которых на начальной стадии процесса информатизации было немало.
     Работа с каталогом носила именной характер: в конце электронной записи библиотекарь, вводивший карточку, ставил свою подпись.
     Ретрокаталог был создан в достаточно короткие сроки. Он вводился по карточкам топографического каталога. Приоритетность информации для ввода в электронный каталог определяла группа специалистов, которые хорошо знали запросы пользователей: заведующая информационно-библиографическим отделом и некоторые из заведующих отделами обслуживания. Они же обозначили набор ключевых слов – будущую основу поиска.
     Одним словом, постепенно сформировались навыки корпоративной работы и корпоративного мышления:

  • путем совместных споров, обсуждений, принятия или непринятия тех или иных параметров определились единые требования к ведению каталога;
  • сложился коллектив единомышленников, усилия которых направлены на общее дело.

     При этом библиографы и программисты работают на основе партнерства. Библиотекарь исходя из своей практики предлагает варианты, которые программист воплощает технически.
     Так, например, совместными усилиями библиографа и программиста создана база данных «Медиатека», в которой документы можно искать по таким параметрами, как «исполнитель», «роли», «оркестр», «хор», «группа», «голос», «дирижер» и др.

     Распределение функций

     В период компьютеризации ЦБС детализировались работы по формированию электронного каталога. Теперь они распределены по специализациям:

  • отделы комплектования и обработки ведут базу данных &3171;Книги», внося информацию обо всех новых поступлениях; право дополнительного ввода фондов структурных подразделений, не вошедших в ретрока-талог, имеют работники только этих отделов;
  • информационно-библиографический отдел отвечает за ведение базы данных «Статьи» (самая обширная база данных – 94 тыс. записей).

     Поиском информации занимаются все отделы, связанные с обслуживанием читателей.
     Информация, полученная по корпоративному обмену, постоянно дорабатывается и адаптируется к собственному электронному каталогу. Эту деятельность осуществляют работники ЦГБ, что опять-таки связано с постоянной учебой, освоением новых параметров АБИС.
     Навыки библиотечного персонала не ограничиваются использованием только АБИС «Библиотека 4.02». Так, одним из направлений для отделов инновационно-методической работы и библиотечного маркетинга стала обработка статистики деятельности ЦБС. Достижение программистов – специальная программа автоматизированной обработки статистических данных в программе «Access». Там же разработана программа, позволяющая создать базу данных о библиотеках ЦБС.
     Другим направлением этого отдела является исследовательская деятельность, в которой необходимо применять подсчеты, строить графики и таблицы. Все это самостоятельно производит заведующая сектором маркетинга, используя программу Excel. Программы Photoshop, CorelDraw и другие позволяют при изготовлении буклетов сделать их иллюстрированными и красочными. Пройдя базовый курс обучения пользованию персональным компьютером, заведующая сектором маркетинга постоянно консультируется с работниками отдела автоматизации. Ею изготовлена для ЦБС уже целая коллекция рекламной продукции достаточно высокого уровня.

     Создание локальной сети

     Единое информационное пространство, созданное в библиотеке в настоящее время, представляет собой сложный организм.
     Локальная сеть, объединившая 60 компьютеров, требует постоянного технического сопровождения.
     В каждом отделе библиотеки установлена рабочая станция, позволяющая осуществлять:

  • формирование и редактирование электронного каталога посредством библиографических описаний поступающих документов (книг, статей из периодических изданий, аудио-и видеоматериалов, компакт-дисков);
  • поиск документов не только в электронном каталоге ЦБС, но и в полнотекстовых информационно-правовых системах КонсультантПлюс, Кодекс, Гарант;
  • просмотр изданных в электронном виде обучающих программ, энциклопедий, учебников, журналов и книг;
  • прослушивание мультимедийных продуктов.

     В ЦБС автоматизированы: » регистрация читателей;

  • ведение инвентарной книги, актов списания литературы; ш обработка статистики о деятельности ЦБС.

     Для решения этих задач была расширена структура отдела автоматизации. Сейчас это один из крупнейших отделов ЦГБ, куда входят программисты, сетевые администраторы, специалист по электронике, операторы.
     Ежедневно отдел автоматизации решает не менее 16 задач, среди которых:

  • техническое сопровождение АБИС;
  • межбиблиотечный обмен по электронной почте;
  • техническое обслуживание компьютеров, принтеров, ксероксов, сканеров;
  • приобретение новой компьютерной техники;
  • разработка программ для библиотечного обслуживания, составления отчетов и т. д.

     Значительную часть работы отдела автоматизации составляет оказание платных услуг пользователям библиотеки: сканирование, распечатка с дискет, редактирование текстов, ксерокопирование, консультационная помощь по поиску информации в Интернете, набор текста, требующий знания не только всевозможных программ, но и правил оформления машинописных работ.

     Привлечение специалистов к обучению персонала

     Найти специалистов для выполнения всех перечисленных работ – дело чрезвычайно сложное, специфичное для каждой отдельно взятой библиотеки и даже города. В первую очередь, проблемой являются низкие тарифные ставки для персонала библиотек.
     Используя различную систему доплат, руководству библиотеки удалось собрать в отделе автоматизации профессионалов высочайшего класса.
     Нередко положение спасают студенты технических вузов. Их знание компьютера приносит огромную пользу библиотеке, позволяя увеличить поток пользователей – в основном учащейся молодежи.
     В отделе автоматизации сейчас работают программисты, пришедшие сюда еще студентами. Они же обучают библиотечных специалистов выполнению услуг, связанных с применением техники.
     Таким образом, в библиотеке идет процесс непрерывного обучения информационным технологиям, организуемый отделом инновационно-методической работы, который разрабатывает различные учебные программы для библиотечного персонала ЦГБ. «Учителями» выступают ведущие специалисты подразделения автоматизации, а также информационно-библиографического отдела.
     В практике непрерывного образования и повышения квалификации большую роль играют учебные центры России, расположенные в Москве и Санкт-Петербурге. Специалистами посещаются и научно-практические конференции, причем едут они туда с подготовленными выступлениями.
     К сожалению, эти ценнейшие мероприятия, проводимые методическими центрами, связаны с немалыми расходами для библиотеки, и участвовать в них могут лишь единицы. Массовое же обучение осуществляется непосредственно в библиотеке.

     Межбиблиотечная корпорация

     Создание межбиблиотечной корпоративной компьютерной сети (МККС) выдвинуло новые проблемы технического оснащения всей библиотечной системы и обучения ее персонала. Соответствующие требования были определены заказчиком муниципальной целевой программы «Создание МККС ЦБС г. Саратова» – администрацией города. На консультациях, которые проходили в ЦБС по ходу разработки программы, данный вопрос был ключевым.
     Чтобы техника, которую приобретает ЦБС, исправно работала, необходима соответствующая квалификация сотрудников, поэтому целевая программа содержит раздел, специально посвященный обучению персонала.
     В связи с увеличением объема работы по сопровождению корпоративной сети в отделе автоматизации и информационно-библиографическом отделе ЦГБ были предусмотрены новые должности, такие как:

  • сетевой администратор;
  • оператор;
  • редактор электронного каталога.

     Учеба персонала библиотек-филиалов сочетает в себе теоретические основы информатизации и практические занятия (см. прил.). Занятия бывают групповыми и индивидуальными, как на базе ЦГБ, так и непосредственно в библиотеках, где работают обучаемые.
     Сейчас уже 23 библиотеки имеют трехлетний опыт обучения персонала, причем.
     с установкой техники в библиотеке учеба не заканчивается, а продолжается с более высокой интенсивностью.
     Вначале сотрудники получают общие сведения теоретического характера об информатизации библиотечных процессов, об их развитии в библиотеках города, республики, в ЦГБ. Отдельное занятие посвящено обзору электронных баз данных ЦБС. Затем учеба идет по индивидуальному графику. Обучаемые начинают работать с базами данных «Книги», «Статьи», «Читатели&3187; под руководством ведущих специалистов ЦГБ.
     Второй год обучения предполагает закрепление полученных практических навыков и уточнение роли библиотек-филиалов в работе с базами данных электронного каталога.
     Далее проводятся занятия по освоению работы в текстовых редакторах, сканированию, распечатке текстов, т. е. по оказанию услуг пользователям.
     Очень действенной оказалась такая форма обучения, как мастер-классы ведущих специалистов, теперь она активно используется в практике работы ЦГБ.
     За филиалами, где установлена компьютерная техника, закреплены программисты отдела автоматизации, по определенному графику посещающие эти библиотеки для проверки работы техники и обучения персонала работе с ней.

     Подводя итоги

     Опыт ЦБС г. Саратова в освоении процессов информатизации, автоматизации и компьютеризации библиотек позволяет сделать определенные выводы:
     1. Автоматизация открывает перед библиотекой большие возможности по выявлению, накоплению информации, ее поиску и предоставлению пользователям.
     Наличие в библиотеке электронного каталога, Интернет-центра, новых услуг, связанных с применением автоматизированных систем и оргтехники, многократно повышают авторитет библиотеки и привлекают к ней все больше читателей.
     .Доход от платных услуг, оказываемых библиотекой, с каждым годом растет: от 50 тыс. руб. в 1998 г. до 800 тыс. в 2003 г.
     Электронный каталог, созданный в ЦБС, дает возможность оперативно выполнять разного рода запросы пользователей, причем зачастую в пределах очень узкой тематики.
     2. Приобретение компьютеров вызывает необходимость приглашать в библиотеку работников новых специальностей, как правило, с техническим образованием. Оказание услуг, связанных с техникой, невозможно без определенного уровня мастерства. Созданный в ЦГБ отдел автоматизации координирует работы по внедрению в практику новых технологий и непосредственно участвует в обслуживании посетителей библиотеки.
     3. Для того чтобы мастерски владеть современными возможностями библиотечно-информационного обслуживания, необходимо использовать все формы обучения персонала, в т. ч. нужно создать свою, внутрибиблиотечную, систему обучения. Эта задача никогда полностью не завершится, поскольку технический прогресс ставит все новые и новые задачи.
     Таким образом, непрерывная учеба является залогом поступательного развития библиотечного дела.

     Приложение

     УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА
«Работа библиотек в межбиблиотечной корпоративной компьютерной сети ЦБС г. Саратова»

(для библиотек – участниц муниципальной целевой программы «Создание межбиблиотечной корпоративной компьютерной сети ЦБС г. Саратова»)

Наименование темыВсего часовЛекцииДеловые
игры
Практческие
занятия
Форма
контроля
Целевая муниципальная программа
«Создание МККС ЦБС г.Саратова»
11
Электронная база данных Центральной
городской библиотеки;
211
Электронный каталог ЦБ«Книги». Технологиче ческие
процессы ретроввода. Методика ввода
ключевых слов
44Тренинг
Электронный каталог «Статьи». Технологические
процессы библиографических записей. Поиск информации
44Тренинг
Электронная база данных «Читатели».
Технологические
процессы создания каталога
44Тренинг
Технология работы в корпоративной сети.
Место ЦБ и опорных библиотек в системе функционирования МККС
11
Услуги корпоративной сети ЦБС.
Работа с пользователями по оказанию
информационных и офисных услуг
22Тренинг
Обучение технологиям сканирования,
распечатки информации на принтере,
технологии поиска в Интернете
22Тренинг

 Вверх


главная библиотекам читателям мир библиотек infolook виртуальная справка читальный зал
новости библиоnet форум конкурсы биржа труда регистрация поиск по порталу


О портале | Карта портала | Почта: info@library.ru

При полном или частичном использовании материалов
активная ссылка на портал LIBRARY.RU обязательна

 
  Rambler's Top100
© АНО «Институт информационных инициатив»
© Российская государственная библиотека для молодежи