СОЗДАНИЕ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПУБЛИЧНЫХ БИБЛИОТЕК В СЕЛЬСКИХ РАЙОНАХ

КАК ВСЕ ЭТО ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ?
[ Создание компьютерных публичных библиотек в сельских районах: Методические рекомендации ]

     Все работы, осуществляемые в рамках проекта, должны быть в обязательном порядке документально оформлены.
     С каждым из исполнителей, участвующих в проекте, заключаются договора независимо от того, физическое это лицо или юридическое.
     Образец договора подряда с куратором проекта в регионе и отчетных документов приведен в Приложении 1.
     С организацией – региональным исполнителем заключается договор подряда на организационное и техническое сопровождение проекта, выполнение работ по установке и наладке технических средств и подключению сельских библиотек к Интернет. Непосредственно после начала работ генеральному исполнителю проекта направляется сводный материал с указанием всех связных реквизитов (почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес) всех физических и юридических лиц, участвующих в проекте, руководство этих учреждений и фамилии контактных лиц в каждом из них, включая региональное и районное управление культуры, районную ЦБС, районную и сельскую администрацию, собственно сельскую библиотеку.
     Образец договора подряда с организацией – региональным исполнителем проекта и отчетных документов приведен в Приложении 2.
     Для реализации подключения сельских библиотек к Интернет региональный исполнитель заключает договор с провайдером на оказание комплекса Интернет-услуг для сельских библиотек. Форма договора определяется по согласованию с провайдером, но в любом случае в договоре региональный исполнитель выступает в качестве плательщика (платежи производятся из сумм, предусмотренных договором поручения между генеральным и региональным исполнителем), а сельские библиотеки-филиалы районных ЦБС в качестве конечного получателя услуги (подключение и доступ к Интернет). Заключение каких-либо промежуточных договоров между региональным исполнителем и районной ЦБС не требуется.
     Выполнение договора поручения с региональным исполнителем фиксируется двусторонним актом о выполнении поручения, к которому прилагается копия договора, заключенного с провайдером на подключение к Интернет и абонентское обслуживание каждой из сельских библиотек, а также копии платежных документов по договору с провайдером и справка об электронных адресах сельских библиотек. Образец договора поручения с организацией – региональным соисполнителем проекта и отчетных документов приведен в Приложении 3.
     По окончании работ по проекту региональный соисполнитель предоставляет сводный материал о финансовом участии местных властей на всех ее уровнях и спонсоров в осуществлении проекта с указанием сумм, потраченных местной администрацией и спонсорами по каждой из сельских библиотек с указанием фактических статей расхода.
     По мере выполнения работ по реализации проекта модернизации сельских библиотек возникает необходимость документирования факта выполнения этих работ.
     Определенная специфика документального оформления в данном случае заключена в том, что, собственно сельские библиотеки, будучи филиалами районных ЦБС, не являются юридическими лицами, и, в силу этого, не имеют возможности самостоятельного оформления документов о получении предназначенных непосредственно для них технических средств и фондов. В то же время в силу соответствующего распределения функций по выполнению той или иной части проекта первоначально все технические средства поступают к региональному исполнителю (областная или республиканская библиотека или управление культуры), а фонды – в районные ЦБС. После того, как каждая из исполнительных структур выполнит необходимые формальности, все направляемые централизовано объекты (техника, оборудование, фонды) поступают в сельскую библиотеку. Одновременно бухгалтерия районной ЦБС, филиалом которой является данная сельская библиотека, ставит их на баланс как дар с указанием номинальной стоимости в соответствии с накладными. Определенная нетрадиционность подобных связей и взаимоотношений может вызвать некоторые затруднения в их документальном оформлении. В этой связи может быть предложена следующая схема продвижения направляемых централизовано изданий и техники и их документального оформления.