Штатное расписание: составляем грамотно

Штатное расписание обобщает информацию о количестве работников и заработной плате, по нему руководитель определяет число вакансий и может выявить причины их появления. На основании данных этого документа кадровики подбирают необходимых работников. Однако при его составлении часто возникают проблемы. Давайте попытаемся решить их вместе.

Составлять или нет?

В первую очередь нужно отметить, что трудовое законодательство не устанавливает требования к наличию штатного расписания в каждой организации. Однако есть веские аргументы в его пользу. Во-первых, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, налоговые органы при проверке вполне могут попросить организацию показать штатное расписание. Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации. Конечно, если речь идет о совсем маленьком предприятии численностью 10-12 человек вместе с руководителем (который к тому же собственник и учредитель фирмы), то нет острой необходимости составлять штатное расписание. В таких организациях директор сам дает сотрудникам задание, следит за тем, как они работают, проверяет исполнение и т.п. Трудовые обязанности работников там могут часто варьироваться, поэтому их изменения проще отразить в трудовом договоре и других локальных документах. Но такая ситуация встречается нечасто. Обычно руководителю намного удобнее иметь штатное расписание, чем обходиться без него.
Конечно, никто не может обязать организацию принимать штатное расписание. Однако в любой уважающей себя компании оно есть, поэтому не мешает научиться его правильно составлять и работать с ним.

Что регулирует штатное расписание?

Вначале разберемся, что же это за документ и какие вопросы он регулирует. Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Унифицированная форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 N 26 (форма N Т-3). Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей организация может вносить туда необходимые изменения.
Штатное расписание - документ обезличенный. Что это значит? А то, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.
Существуют еще штатные расстановки - "младшие братья" штатного расписания по структурным подразделениям. Вот в них могут быть указаны и определенные фамилии. Каких-либо форм для штатных расстановок не предусмотрено, поэтому у организации здесь полная свобода творчества.
Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Вопросы при заполнении формы

Учитывая, что есть унифицированная форма, казалось бы, таких проблем быть не должно - достаточно лишь заполнить графы в соответствии с данными конкретной организации. Однако не все так просто, и вопросов на практике возникает множество. На те, которые больше всего волнуют руководителей и кадровых работников, мы постараемся ответить.
И первый из них - о размере окладов. Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность - должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми, или они могут быть разными. С одной стороны, статья 22 ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности. И следовательно, если у вас три секретаря, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны, секретари ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае советуем вам решить, что будет удобнее - составить должностные инструкции для этих секретарей так, чтобы было ясно, что они выполняют разные обязанности, или назвать должности по-разному (старший секретарь, секретарь-помощник и т.п.). А если организация крупная, то можно использовать тарифную систему, то есть присвоить каждому секретарю тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату.
Много споров возникает и о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это когда по должности вводится не твердый оклад, а минимальная и максимальная его сумма. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, зарплата работнику определяется приказом руководителя исходя из этих пределов, которые зафиксированы в штатном расписании.
Конечно, унифицированная форма не предусматривает ничего подобного, поскольку там присутствует строчка "итого", где нужно указать итоговую сумму окладов всех сотрудников. Кроме того, организация формирует плановый фонд оплаты труда, а такие "вилки" могут создать проблемы с его составлением. С другой стороны, как мы уже говорили, предприятиям не возбраняется вносить какие-либо изменения в форму штатного расписания. Поэтому в том, что касается установления не твердого оклада, а "вилки", работодатель может действовать по своему усмотрению.
Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые - отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии не запрещается и даже нужно. Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Когда расписание составлено

Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководители структурных подразделений организации. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждает своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.
Если в трудовых договорах работников есть положение, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то ознакомление с ним сотрудников - обязательная процедура. Идеальным вариантом при этом будет прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления.
Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого работника прямо в его трудовом договоре и не предъявляйте само штатное расписание.
Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и объем вашей работы значительно сократится.

"Штатники" и "внештатники"

Все работающие в компании сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем "штатниками" будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Но на предприятии могут быть и внештатные сотрудники. Обычно это временные работники, учитывать которых в штатном расписании нет смысла - с ними лишь оформляются трудовые договоры. Впрочем, они могут упоминаться в штатных расстановках.
Если со штатными работниками все более - менее ясно, то в том, кого относить к "внештатникам", единого мнения нет. Одни полагают, что это сотрудники, принятые для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации - по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и т.п. Другие считают, что это те работники, которые не занимают конкретной должности, а выполняют трудовую функцию, и в связи с этим в штатном расписании их должности не обозначены (например, уборщики после произведенного в организации ремонта, ремонтники и др.).
Третьи предлагают относить к "внештатникам" лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Но это неверно, поскольку их вообще нельзя назвать работниками и трудовое законодательство на них не распространяется (ст.11 ТК РФ)*(1).

Вносим изменения

Изменения в этот документ можно вносить в любое время, главное только их правильно оформлять. Расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Так, по определенным правилам происходит сокращение численности или штата работников (ст.180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.
В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании, например, с секретаря на секретаря-референта руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора - в нем ведь обязательно содержится наименование должности. А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника (ст.57 ТК РФ). То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны включили в трудовой договор.

Образец ЗАО "СЛМ"

                                  Приказ
от 15.07.03                                                       N 145-к
                О внесении изменений в штатное расписание

В связи с увеличением объема работ по ведению бухгалтерского учета
Приказываю:
1. Ввести в штатное расписание ООО "СЛМ", утвержденное приказом генерального директора ООО "СЛМ" 15.01.03 N 11, должность бухгалтера с окладом 1500 рублей.
2. Главному бухгалтеру (Тарасову Е.А.) внести изменения в фонд оплаты труда работников организации.
3. Начальнику отдела кадров (Петрову Н.И.) внести предложения по замещению должности бухгалтера.
4. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров (Петрова Н.И.).

     Генеральный директор            Пирогов Н.А.

Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением Государственного
комитета РФ по статистике
от 06.04.01 N 26

                                                             ┌──────────┐
                                                             │   Код    │
                                                             ├──────────┤
                                                Форма по ОКУД│ 0301017  │
                                                             ├──────────┤
                        ЗАО "СЛМ"                     по ОКПО│          │
────────────────────────────────────────────────────         └──────────┘
                  наименование организации

                     Штатное  расписание    ┌───────────────┬──────────┐
                на "15" января 2003 года    │Номер документа│   Дата   │
                                            ├───────────────┼──────────┤
                                            │         15    │ 15.01.03 │
                                            └───────────────┴──────────┘

                                       Утверждено
                                       Приказ от "15" 01 2003 года N 11
                                       Штат в количестве 8 единиц
                                       с месячным фондом заработной платы
                                       20 000 рублей

┌─────────────────┬────────────┬──────┬────────┬───────────┬──────┬───────┐
│   Структурное   │  Профессия │Коли- │Оклад   │Надбавка,  │Месяч-│Приме- │
│  подразделение  │ (должность)│чество│(тариф- │руб.       │ный   │чание  │
├─────────────┬───┤            │штат- │ная     ├───┬───┬───┤фонд  │       │
│Наименование │Код│            │ных   │ставка),│   │   │   │зар.  │       │
│             │   │            │единиц│руб.    │   │   │   │платы,│       │
│             │   │            │      │        │   │   │   │руб.  │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│     1       │ 2 │     3      │  4   │    5   │ 6 │ 7 │ 8 │  9   │  10   │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│Администрация│ 01│Исполнитель-│  1   │  5000  │   │   │   │ 5000 │       │
│             │   │ный директор│      │        │   │   │   │      │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│             │   │Зам.  дирек-│      │        │   │   │   │      │       │
│             │   │тора        │  1   │  4000  │   │   │   │ 4000 │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│             │   │Главный бух-│      │        │   │   │   │      │       │
│             │   │галтер      │  1   │  3000  │   │   │   │ 3000 │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│Отдел кадров │ 02│Начальник   │      │        │   │   │   │      │       │
│             │   │отдела      │  1   │  3000  │   │   │   │ 3000 │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│             │   │Зам. началь-│      │        │   │   │   │      │       │
│             │   │ника        │  1   │  2000  │   │   │   │ 2000 │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│             │   │Инспекторы  │  3   │  1000  │   │   │   │ 3000 │       │
├─────────────┼───┼────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│             │   │            │      │ 18 000 │   │   │   │20 000│       │
├─────────────┴───┴────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│Итого по листу                │  8   │ 18 000 │   │   │   │20 000│       │
├──────────────────────────────┼──────┼────────┼───┼───┼───┼──────┼───────┤
│Итого по документ             │  8   │ 18 000 │   │   │   │20 000│       │
└──────────────────────────────┴──────┴────────┴───┴───┴───┴──────┴───────┘

Руководители структурных
подразделений              Ген. директор                  Пирогов Н.А.
                        ────────────────── ───────── ────────────────────
                          должность         подпись  расшифровка подписи
                        Нач. отдела кадров                  Петров Н.И.
                        ────────────────── ───────── ────────────────────
                          должность         подпись  расшифровка подписи

                        ────────────────── ───────── ────────────────────
                          должность         подпись  расшифровка подписи

Главный бухгалтер                                         Тарасов Е.А.

Е. Ситникова,
юрист

"Кадровое дело", N 8, август 2003 г.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Подробнее об отличиях трудового договора от гражданско-правового соглашения см. статью "Работник или исполнитель?" этого номера.