Центральный фондовый каталог (ЦФК) включает фондовые карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах, в архивах Академии наук и академий наук союзных республик, в рукописных отделах музеев и библиотек. ЦФК позволяет представить фондовый состав всего архивного фонда Российской Федерации. Центральный фондовый каталог построен в соответствии с сетью государственных архивов. Первую группу каталога составляют карточки фондов центральных государственных архивов, вторую—государственных архивов республик. Во второй группе карточки фондов располагаются следующим образом: сначала помещаются карточки центральных государственных архивов республики, а затем карточки государственных архивов автономных республик, краев и областей. Внутри каждого архива карточки располагаются по номерам фондов.
Для облегчения пользования каталогом составляется карточный указатель названий учреждений-фондообразователей, систематизированный по заранее разработанной схеме. Однако создание указателя, основанного на ручном поиске, для такого значительного по объему массива, каким является Центральный фондовый каталог,—задача сложная, очень трудоемкая, требующая постоянного привлечения к этой работе значительного числа сотрудников. Кроме того, этот указатель может обеспечить получение информации только по названиям фондов, исключена возможность использования информации, имеющейся в ЦФК, по ряду важных аспектов, например в плане тематическом, новых поступлений, наличия неописанных материалов по одному или группе архивов и т. д.
В настоящее время разработаны две автоматизированных баз данных для государственных и муниципальных архивов: “Архивный фонд” и для органов управления архивным делом “Фондовый каталог”. Эти базы позволяют вести автоматизированный учет всех хранящихся в архивах фондов и документов. Эта база позволяет занести все данные по фонду начиная с названия фонда и заканчивая данными по каждому делу. На основании занесенных данных можно выводить паспорт архива, создавать путеводители по архивам.