Бьерн Андерсен. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования

10.2. Идеализация
Решение поставленной задачи можно начать с изучения реально существующего процесса, с детального анализа отдельных шагов, с расчета фактического экономического эффекта, определения добавленной ценности и т.д. Можно, наоборот, сделать попытку мысленно освободиться, абстрагироваться от реальности попытаться представить себе идеальный процесс. Это и есть та мысль, которая лежит в основе метода идеализации процесса. Важно суметь представить себе, насколько хорошим мог бы стать идеальный процесс, если бы в нем не было отходов и других нежелательных элементов. Понятно, что идеальный процесс нельзя реализовать на практике. Однако различия между идеальным и фактическим процессами могут стать основой для принятия решений и проектов по совершенствованию. Идеализация - это типичное групповое упражнение, когда многочисленные участники выдвигают возможно большее число различных идей. Очень важно, чтобы в группу входили те сотрудники, которые вовлечены в соответствующий процесс, так как именно эти люди все время думают о том, как это должно быть идеале. С другой стороны, и посторонние люди также могут высказать свежие идеи. Таким образом, группа должна быть смешанной. Конкретные строгие указания по проведению идеализации дать трудно. Блок-схема может пригодиться в этом деле. Блок-схему идеального процесса нужно сравнить с
блок-схемой фактического процесса. Блок-схема обеспечивает графическое представление результатов. Сравнение, как правило, позволяет найти “зазоры” между процессами. На рис. 10.6 показан соответствующий пример составления блок-схемы.

Рис. 10.6. Использование метода идеализации для сравнения блок-схем идеального и фактического процессов
Отметим, что метод идеализации близок к методу АА Т анализа, который имеетдругое назначение. Метод АА Т анализа описан в § 12.1.
Пример.
Типография среднего размера выполняет большое количество небольших заказов для разных заказчиков. Обычно это рекламные брошюры, каталоги и тому подобные материалы. Беспокойство в течение длительного времени вызывает значительное количество опечаток в уже готовом отпечатанном материале. Поэтому было принято решение воспользоваться методом идеализации процесса. Идеальный процесс должен обеспечить выявление всех опечаток на стадии допечатной продукции. Семь человек из различных отделов типографии составили группу. В течение двух недель было проведено много коротких совещаний. Блок-схема идеального процесса в сравнении с блок-схемой фактического представлена на рис. 10.7. Далее типография затратила три месяца на приближение своего процесса к идеальному. Далеко не все удалось сделать для достижения идеала, главным образом из-за недостатка финансирования. Тем не рис. 10.7 Идеализация в типографии менее количество опечаток, не обнаруженных до получения готового отпечатанного материала, уменьшилось с 18 в среднем за месяц до одной потенциальной опечатки после.