Поздеева Н.
Моделирование

[ Библиотека. – 2001. – № 9. – С.23-26 ]

     «Время есть величайший из новаторов», – сказал лорд-канцлер Фрэнсис Бэкон в XVI в., и оно старается не подводить создателя афоризма. Влияющие сегодня на деятельность библиотек политические, экономические научно-технические, культурные и профессиональные факторы внешней среды, взаимодействуя с внутренними факторами приводят к появлению разнообразных моделей их функционирования.
     Принцип взаимодействия, являющийся основным для развития библиотек, помогает сформировать столько их моделей и систем сколько существует в реальности. В этом заключается особенность современного подхода к моделированию. Данный подход позволяет перейти от традиционной для большинства советских учреждений организации прямым линейным подчинением директору и его заместителям всех подразделений к созданию гибких структур, представляющих библиотеку как открытую, четко выстроенную систему, являющуюся равноправным партнером других организаций по формированию социокультурной среды региона.
     Высказанное предположение подтверждается практикой. С 1998 г в Библиотечно-информационном центре (БИЦ) г. Глазова Удмуртской республики функционирует модель развития, в основу которой положен принцип взаимодействия всех элементов многоуровневой системы определяемой как социокультурный комплекс города Она была создана в целях изучения и совершенствования БИЦ. Для иллюстрации процессов построения и взаимодействия ее элементов использована технология блочно-модульного подхода. Он выражается в том, что, во-первых, БИЦ рассматривается как системный объект, подразделения которого органически связаны мешу собой и составляют единое целое. Во-вторых, БИЦ воспринимается как подсистема другой системы более высокого класса, в которую она входит компонентом и изменения которой испытывает на себе. Элементы модуля (сегменты) являются конечной единицей деления. Совокупность блоков отражает социокультурный комплекс города.
     В разработанной модели выделены два основных блока функционирования БИЦ. Первый отражает производственные процессы, протекающие внутри отделов ЦБ и ее филиалов, они составляют общие технологии центра Этот блок назван внутрисистемным и включает первый, второй и третий модули Второй блок показывает взаимодействие БИЦ с многочисленными объектами внешней среды, назван социальным и включает четвертый, пятый и шестой модули.
     В основу формирования такой структуры положен объективный критерий; выполнение профессиональных функций. Определяя ведущие процессы, связанные с организационно-управленческой, технологической деятельностью и обслуживанием, мы выделяем их как основные направления при формировании модулей. Особый интерес представляют сегменты тройного и двойного наложений модулей. Центральный сегмент тройного наложения отражает формирующее начало взаимодействия. На уровне организационной работы это – совет при директоре и малый совет, на уровне научно-методической работы – научно-методический совет, редакционный совет и совет по комплектованию. Сегменты двойного наложения отражают взаимодействие отделов и филиалов в процессе выполнения каждым своих функций.
     Рассматриваемый модуль отражает организацию управления Библиотечно-информационным центром. Он показывает, что наряду с линейно-фукнциональной и линейно-штабной структурами временно создаются специальные подразделения для реализации конкретных целевых программ. Они подчиняются непосредственно руководителю группы, который для согласования вопросов, выходящих за рамки программы, имеет прямой выход на директора.
     Поиски новых управленческих решений приводят к формированию временных творческих групп специалистов, занимающихся разработкой нетрадиционных направлений деятельности. Такие группы объединяют сотрудников из различных структурных подразделений системы.
     При их организации ликвидируется должность руководителя среднего звена, что делает систему руководства менее формальной и способствует созданию атмосферы творческого поиска.
     В модели нашла отражение и специальная функция управления – научно-методическая работа, включающая организацию локальных исследований и выработку на их основе организационных, технологических и разъяснительных документов и рекомендаций, способствующих подъему профессионального уровня деятельности и укреплению технологической дисциплины Данные структуры, взаимодействуя друг с другом, позволяют привлекать к управленческой деятельности большее количество сотрудников и дают возможность административным подразделениям осуществлять руководство в сочетании с совещательными и координационными структурами.
     Основной сегмент данного модуля показывает, что сейчас в БИЦ ведущее место среди технологических структур отводится функциям отдела автоматизации библиотечных процессов. Он обеспечивает деятельность всех подразделений по внедрению современных технологий, которые способствуют повышению эффективности накопленных информационных ресурсов и созданию новых, а также обеспечению исследовательского, методического, координационного и издательского профиля.
     Другие сегменты модуля – отдел комплектования и обработки литературы и отдел организации использования единых фондов – взаимодействуют с отделом автоматизации библиотечных процессов и тесно связаны между собой, поскольку качество отбора документов сказывается на информационной емкости фонда, и в процессе комплектования традиционно участвуют как комплектаторы, так и фондодержатели.
     В современных условиях к ним тесно примыкает группа НИР, которая ориентирует комплектаторов на спрос реальных и потенциальных пользователей и выделяет препятствия при доступе к информационным ресурсам. Часть функций отдела автоматизации библиотечных процессов нельзя выполнить в пределах данного модуля, и они реализуются в других модулях, входя в сегменты двойного наложения.
     Подсистема «обслуживание» в этой связке выступает в качестве центрального модуля, концентрирующего деятельность двух предыдущих, и является их результатом и источником развития, поскольку имеет непосредственный выход на пользователей, чьи ожидания и призвана удовлетворять библиотека как социальный институт.
     Представленный модуль показывает, что выделение в БИЦ данных структурных подразделений происходит путем введения специализированного обслуживания. Специализация выступает как механизм развития, адаптирующий этот вид услуг к изменяющимся потребностям пользователей и общества в целом.
     Специализация осуществляется с учетом тематических и видовых запросов пользователей, их интереса к текущим и глубоко ретроспективным изданиям, а также с учетом возрастных особенностей пользователей и их потребностей в определенных видах услуг. При формировании данного модуля выделяются следующие сегменты общее обслуживание – детей, юношества, взрослых, специализированное – функциональная, видовая и тематическая специализация.
     Функциональная специализация осуществляется в информационно-библиографическом отделе и секторе массовой работы, видовая – в отделе редких и ценных документов и секторе периодики, тематическая – в отделе литературы по искусству и секторе краеведения.
     Общее обслуживание осуществляется на абонементе, в читальном зале и в филиалах. Для его рациональной организации на абонементе и в филиалах открываются кафедры обслуживания пользователей, выделенные по возрастному признаку.
     Четвертый модуль – сотрудники библиотек.
     Это первый модуль социального блока, отражающий взаимодействие сотрудников БИЦ и библиотечного актива.
     В структуре модели ему отводится решение конкретных задач на уровне «коллектив БИЦ» – гармонизация интересов сотрудников, формирование у них чувства личной ответственности и заинтересованности в делах администрации и библиотеки в целом, на уровне «актив библиотеки» – формирование вокруг учреждения круга лиц и организаций, заинтересованных в успешной деятельности, способных поддержать библиотеку в повседневной работе и защитить ее интересы в законодательных органах и органах управления.
     Пятый модуль – партнеры по совместной деятельности.
     Наличие этого модуля показывает, что для успешного выполнения своих функций учреждения нуждаются в контактах со множеством партнеров. Благодаря внебиблиотечным контактам возможности БИЦ увеличиваются, сфера его действия расширяется. Эти контакты придают библиотекам дополнительный вес в обществе, способствуют реализации их основного назначения.
     Сферами постоянной совместной деятельности являются управление и организация работы, научно-методическое, технологическое, техническое и материальное обеспечение, культура просвещение, образование, досуг и развлечения. Исходя из местных условий функционирования, мы выделяем следующие группы органы представительной власти, управления культурой, другие культурно-просветительные учреждения города, библиотеки других ведомств, учебные заведения, книгоиздательские и книготорговые фирмы и магазины, средства массовой информации, фирмы по техническому обеспечению спонсоры, меценаты, общественные фонды и организации.
     Шестой модуль – потребители библиотечной продукции.
     Рассматриваемый модуль отражает запросы двух основных групп потребителей библиотечной продукции – реальных и потенциальных. Считаем, что наши учреждения должны быть открыты и понятны обеим группам. Этому способствуют разработанные в последнее время форма отчета о работе БИЦ перед населением, стендовая презентация центра, внутреннее оформление ЦБ, буклеты о филиалах, публичные выступления сотрудников, реклама в СМИ, экскурсии по библиотекам. Особое внимание уделяем локальным исследованиям спроса реальных и потенциальных пользователей поскольку уверены, что репутация учреждения определяется в большей степени соответствием содержания его деятельности потребностям абонентов.
     Разработанная в 1998 г модель библиотечной системы города Глазова является моделью развития, поскольку отражает преобразования, происходящие в развивающейся системе «социокультурная среда города». Ее элементы настолько взаимосвязаны и подвижны, что в зависимости от меняющихся целей, задач или самой структуры, могут без труда перемещаться в сообщающиеся модули.
     Внешнее и внутреннее воздействия оказывают влияние на характер, динамику и формы происходящих видоизменений, которые служат источниками развития для модели. Вашему вниманию предложен ее второй вариант, учитывающий перемены, происшедшие в системе к 2000 г. Работа над моделью продолжается. Наше внимание в настоящее время привлекают элементы двойного наложения, отражающие взаимодействие структурных подразделений системы. Это наиболее сложные и требующие большого времени для анализа сегменты, но они открывают серьезные перспективы для совершенствования библиотечной технологии.
     В основу проводимой работы положено формирование технологической картотеки, представляющей собой зафиксированное на карточках пооперационное описание трудовых процессов, выполняемых в учреждении. Такая картотека дает возможность увидеть все процессы в целом, оценить их целесообразность в соответствии с функциями отделов, проследить взаимосвязь между ними, вычленить узлы на особенно трудных участках некоторых циклов, выявить дублирование и устранить его, определить по каждому процессу оптимальный состав операций и технику их выполнения. Увязывая в один блок сведения технологического, нормативного и квалификационного порядка, данная картотека позволяет определить функциональные обязанности по должностям, объединить процессы в традиционные циклы, подготовить материал для составления должностных и других инструкций, выявить реальную, с учетом местных условий, норму времени для выполнения тех или иных операций.
     В создание технологической картотеки включились все отделы Публичной научной библиотеки имени В.Г. Короленко. Составлены картотеки на процессы: «Комплектование библиотечного фонда», «Прием и учет поступивших документов» и «Библиотечная обработка документов. Организация и ведение каталогов», «Передача документов», «Проверка фонда», «Запись читателей в библиотеку», «Перерегистрация читателей», «Обслуживание читателей по МБА», «Реклама библиотеки. Работа по привлечению читателей», «Организация справочно-библиографического аппарата», «Редактирование рукописей», «Исследовательская деятельность» и «Методическая работа». Все это помогло выявить нарушения технологии в процессе «Передача документов», перераспределить обязанности между отделами и сотрудниками.
     Таким образом, мы постарались сформировать модель библиотечной системы, соответствующую заявленному в начале статьи современному подходу к моделированию. Предложенная модель показывает, что Библиотечно-информационный центр тесным образом связан со всей социокультурной средой города. Взаимодействие для БИЦ является одной из важнейших форм жизни в обществе, необходимым средством осуществления своих функций и способом реализации в нем профессиональных интересов. Развивающаяся модель отражает также и то, что преобразования, происходящие на одном уровне, вызывают перемены на последующих. уровнях. Представляя социокультурную среду города в целом, модель позволяет целенаправленно и с учетом динамики макросреды развивать элементы системы на всех уровнях, начиная с рабочего места сотрудника.
     Разработанная модель динамична. Она способна реагировать на изменяющиеся функциональные задачи, новые методы работы и технологии. Вместе с тем, отражая полифункциональный характер деятельности публичных библиотек и основные технологические процессы, она обладает достаточным запасом прочности и устойчивости.