Library.Ru  {1.2} Кабинет библиотековедения

главная библиотекам читателям мир библиотек infolook виртуальная справка читальный зал
новости библиоnet форум конкурсы биржа труда регистрация поиск по порталу


Библиотекам Кабинет библиотековедения Статьи
 

Галимова Е.Я.
Организационное проектирование как возможность развития библиотеки

[ Материалы 10 – й международной научной конференции «Библиотечное дело – 2005» (Москва, апрель 2005 г.) ]

     Реализация в России административной реформы органов власти и управления поставила перед библиотечным сообществом проблему эффективной работы муниципальных библиотек. Так как органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти (Ст.1 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»), их экономической основой является муниципальная собственность, к которой относится нежилой фонд (помещения библиотек), бюджетные и внебюджетные средства.
     Муниципальная библиотека, сохраняя свои главные типологические качества, представляет новый вид библиотеки. Она предполагает по сравнению с массовыми библиотеками иные цели и задачи, представления о процессе обслуживания, критериях его качества, о роли в жизни конкретного региона, иные организационные формы этих библиотек (централизованные и децентрализованные, с универсальным фондом и специализированные), иные условия хозяйствования. Совершенно верно высказывание, что каждая из библиотек в той или иной точке на своем пути от государственной массовой к муниципальной публичной.
     Этот переход может быть ускорен при помощи методов организационного проектирования. Теория и практика проектирования постоянно развиваются и совершенствуются. Одним из направлений повышения эффективности проектной деятельности является создание с помощью современной техники научно обоснованных, отвечающих требованиям общества знаковых, графических, логических, математических, структурных и других моделей будущих библиотек. Организационное проектирование - это часть управленческой деятельности, направленной на определение моделей оптимальных систем управления, их основных качеств, критериев, характеристик, параметров, различных отношений, процессов, эффективных с точки зрения реализации поставленных задач, выполняющих заданную функцию, предполагающих воплощение в процессе деятельности, и выражение их в определенной знаковой форме.
     В самом общем виде проект можно представить как совокупность документов для создания прототипа, прообраза какого-либо объекта. Объектом организационного проектирования является муниципальная библиотека (структурные подразделения, персонал, библиотечно-библиографические и экономические ресурсы): в сферу этого процесса попадают все аспекты ее деятельности, непосредственно связанные с руководством и управлением ее трудовым коллективом. Таким образом, организационное проектирование библиотеки – это процесс формирования состава ее подразделений, необходимого и достаточного для достижения целей библиотеки, конкретных целей и задач структурных подразделений и их работников, организации внутри библиотечных связей и механизмов их эффективного функционирования.
     Проектирование и разработка структуры организации управления, как точно отметил В.Г. Дригайло, представляет собой сложную, длительную и весьма тонкую операцию. Так как практически нет схемы типовой структуры муниципальной библиотеки, поэтому непременно учитываются специфические особенности каждой библиотеки, ее производственной структуры, ее цели, задачи, функции, взаимосвязи, территориальное размещение подразделений, объем и сложность выполняемых работ, количество сотрудником, все внутренние и внешние условия, социологические и психологические факторы, действующие в данных условиях. Определяется способы и методы взаимодействия с органами местного самоуправления, что должно делаться, когда, где и кем распределяются задачи, которые нужно выполнить. Устанавливаются иерархическая подчиненность сотрудников. Обозначаются главные цели, задачи библиотеки, выстраивается структура подразделений, определяется количество подчиненных в каждом отделе, службе, с тем, чтобы обеспечить контроль над их деятельностью, разграничиваются их функции, задачи, ответственность, права и связи по вертикали и горизонтали.
     Правильное распределение задач предполагает рациональную нагрузку персонала, особенно управленческого, который, как правило, бывает перегружен. Устанавливается координация различных отделов, служб и функциональных уровней в рамках организационных модели. Создается система информации как средство координации работы структурных подразделений, разрабатываются правила стимулирования для получения наилучших результатов. Организационная структура требует детализации при определении места каждого сотрудника, чтобы, исходя из своей должности, он эффективно выполнял возложенные на него функции и обязанности, применив знание и способности, мог реализовать свою индивидуальность на рабочем месте. При проектировании структуры планируется централизация и децентрализация функций управления, состав и содержание этих функций, число ступеней управления. Определяется число линейных и функциональных звеньев в каждой ступени. Дифференцируются функции звеньев различных частей системы управления.
     На всех этапах проектирования следует исходить из необходимости формирования гибкого и динамичного организма, способного обеспечить достижение целей, решение задач, выполнение планов, высокое качество, культуру и эффективность труда, планомерное развитие коллектива. Другой исходной точкой проектирования является четкое выделение составных частей создаваемого организационного механизма, подразделений аппарата, распределение функций, полномочий, прав, ответственности между подразделениями и сотрудниками в структуре управления, ориентирования информационных потоков и документооборота в библиотеке, четкое определение компетенции каждого органа управления.
     В условиях библиотеки структура управления зависит от следующих факторов: объема работы (объем фонда, количество читателей, книговыдач, сотрудников, годовых поступлений, размер производственных площадей); оснащенности библиотечно-библиографических и информационных процессов средствами механизации и автоматизации; характера расположения отделов и площадей, ими занимаемых; уровня административной самостоятельности библиотеки; типа ее методического руководства. Все эти факторы являются объективными и должны учитываться при проектировании структуры управления. Только после тщательного их анализа можно приступить к проектированию структуры.
     Оптимальная структура – та, которая позволяет библиотеке эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, а также удовлетворять информационные потребности читателей. Не может быть наилучшей или наихудшей организационной структуры. Совершенствование структуры - это приспособление ее к реальным условиям. Такой анализ требует использования как абсолютных, так и относительных расчетных показателей и организационных характеристик библиотек по различным критериям: организационно-правовой формы библиотеки, конкретных функций централизации (децентрализации), тенденций к плоской (высокой) структуре, типов структур, критериев департаментизации, отношение к внешней среде, отношение к человеку, организационной культуры.
     К абсолютным показателям относят количество органов управления в системе, ее звенность, численность сотрудников аппарата, объем и продолжительность документооборота, количество инстанций, участвующих в принятии решений, и др.
     При анализе структуры необходимо стремиться к достижению ее главного достоинства – простоты. Чем проще структура, тем меньше ступеней в иерархической лестнице, тем короче путь от низового звена до органа, принимающего окончательное решение, тем быстрее это решение доводится до низового звена. Необходимо учитывать, что усиление субординации и координации – важное требование организационной структуры. Субординация и координация необходимы для поддержания соответствия между различными видами деятельности, между сотрудниками в рамках отделов, между отделами в рамках библиотеки. Следует учитывать, что вредны как недостаток кадров в отделах, так и их излишек. В.Г. Дригайло подчеркивает, что с позиций сегодняшнего дня структуры требуют упрощения за счет выявления и ликвидации тех звеньев, которые сыграли в свое время положительную роль, но постепенно стали дублировать работу других структурных подразделений. Обнаружение и ликвидация нарушений равновесия между различными областями деятельности, недостатков в работе библиотеки являются условиями совершенствования ее структур.
     Структура сама по себе не решает производственных задач. Их решение зависит от квалификации кадров, от выбора целей, от методов деятельности, от ответственности каждого сотрудника и отдела за реализацию возложенных на них функций. Только при комплексном подходе, при постоянном внимании к рационализации управления можно рассчитывать на успешное развитие библиотеки. Обобщение опыта работы муниципальных библиотек позволит разработать рекомендации по дальнейшему совершенствованию их организационных структур.

 Вверх


главная библиотекам читателям мир библиотек infolook виртуальная справка читальный зал
новости библиоnet форум конкурсы биржа труда регистрация поиск по порталу


О портале | Карта портала | Почта: [email protected]

При полном или частичном использовании материалов
активная ссылка на портал LIBRARY.RU обязательна

 
Яндекс.Метрика
© АНО «Институт информационных инициатив»
© Российская государственная библиотека для молодежи