Библиотекам МАДБ Проекты Модельные сельские библиотеки Рекомендации
СОЗДАНИЕ МОДЕЛЬНЫХ ПУБЛИЧНЫХ БИБЛИОТЕК НА СЕЛЕ
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ МОДЕРНИЗИРОВАННОЙ СЕЛЬСКОЙ БИБЛИОТЕКИ
[ Создание модельных публичных библиотек на селе: Методика и практика ]
По мере выполнения работ по реализации проекта модернизации сельских библиотек возникает необходимость документирования факта выполнения этих работ.
Определенная специфика документального оформления в данном случае заключена в том, что, собственно сельские библиотеки, будучи филиалами районных ЦБС, не являются юридическими лицами, и, в силу этого, не имеют возможности самостоятельного оформления документов о получении предназначенных непосредственно для них технических средств и фондов. В то же время в силу соответствующего распределения функций по выполнению той или иной части проекта первоначально все технические средства поступают к региональному исполнителю ( областная или республиканская библиотека или управление культуры) , а фонды в районные ЦБС. После того, как каждая из исполнительных структур выполнит необходимые формальности, все направляемые централизовано объекты (техника, оборудование, фонды) поступают в сельскую библиотеку. Одновременно бухгалтерия районной ЦБС, филиалом которой является данная сельская библиотека, ставит их на баланс как дар с указанием номинальной стоимости в соответствии с накладными. Определенная нетрадиционность подобных связей и взаимоотношений может вызвать некоторые затруднения в их документальном оформлении. В этой связи может быть предложена следующая схема продвижения направляемых централизовано изданий и техники и их документального оформления:
Поступления |
Куда поступают из Москвы |
Что делают с поступлениями (Функции исполнителя) |
Как оформляют (Первичные документы) |
Как оформляют поступление в сельскую библиотеку |
Примечание |
Технические средства (Компьютеры, Компьютерная периферия, копировальный аппарат, телевизор, видеомагнитофон, музыкальный центр) |
Региональный исполнитель (областная библиотека) |
Формирование комплекта техники для распределения по сельским библиотекам. Доставка и установка техники |
Накладная на всю полученную в регион технику с подписью руководителя рабочей группы и печатью регионального исполнителя. Доверенность регионального исполнителя на имя руководителя рабочей группы |
Акт об установке и подключении техники и накладные на передаваемую технику за подписью руководителя рабочей группы, заведующего сельской библиотекой и руководителя сельской администрацией с его печатью отсылаются почтой в адрес генерального исполнителя. 2-й экз. акта и накладной передается в бухгалтерию ЦБС |
Постановка техники, поступившей в сельскую библиотеку на баланс и присвоение инвентарных номеров осуществляется бухгалтерией районной ЦБС по факту поступления в сельскую библиотеку на основании накладных на передаваемую для данной сельской библиотеки технику |
Библиотечные принадлежности (компьютерные столы, стойки для изданий на нетрадиционных носителях) |
Районная ЦБС |
Сверка с документами, присвоение инв. №№, передача документов в бухгалтерию, постановка на баланс |
Накладные на получение, с подписью и печатью ЦБС 2-й экз. накладной передается в сельскую администрацию |
Акт о получении и накладная с подписями и печатями ЦБС и сельской администрации с подписью зав. сельской библиотекой |
Накладные и акт почтой пересылаются в адрес генерального исполнителя проекта |
Поступления в фонд библиотеки (Печатные издания, электронные издания, аудиоиздания, видеоиздания) |
Районная ЦБС |
Сверка с документами, присвоение инв.№№ и шифров, составление библиографического описания, занесение в КСУ, передача документов в бухгалтерию, постановка на баланс |
Накладные на получение, с подписью и печатью ЦБС 2-й экз. накладной передается в сельскую администрацию при передаче учтенного фонда |
Акт о получении и накладная с подписями и печатями ЦБС и сельской администрации с подписью зав. сельской библиотекой |
Накладные и акт почтой пересылаются в адрес генерального исполнителя проекта |
|
С региональным исполнителем заключается договор на организационное и техническое сопровождение проекта, выполнение работ по установке и наладке технических средств и подключению сельских библиотек к Интернет. Непосредственно после начала работ генеральному исполнителю проекта направляется сводный материал с указанием всех связных реквизитов (почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес) всех физических и юридических лиц, участвующих в проекте, руководство этих учреждений и фамилии контактных лиц в каждом из них, включая региональное и районное управление культуры, районную ЦБС, районную и сельскую администрацию, собственно сельскую библиотеку.
Для реализации подключения сельских библиотек к Интернет Региональный исполнитель заключает договор с провайдером на оказание комплекса Интернет-услуг для сельских библиотек. Форма договора определяется по согласованию с провайдером, но в любом случае в договоре Региональный исполнитель выступает в качестве плательщика (платежи производятся из сумм, предусмотренных договором между Генеральным и региональным исполнителем), а сельские библиотеки-филиалы районных ЦБС в качестве конечного получателя услуги (подключение и доступ к Интернету). Заключение каких-либо промежуточных договоров между Исполнителем и районной ЦБС не требуется.
После окончания работ по подключению к Интернету копия договора, заключенного с провайдером на подключение и абонентское обслуживание каждой из сельских библиотек, а также копии платежных документов по договору с провайдером. Выполнение договора с региональным исполнителем фиксируется двусторонним актом сдачи-приемки работ по договору. К акту прилагаются справка об электронных адресах сельских библиотек и сводный материал о финансовом участии местной власти на всех ее уровнях и спонсоров в осуществлении проекта с указанием сумм, потраченных местной администрацией и спонсорами по каждой из сельских библиотек с указанием фактических статей расхода.
|