Library.Ru  {1.3} Актуальные документы



Библиотекам Актуальные документы


Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек / Алексеева И.В.

     Учредителями библиотек могут быть органы государственной власти всех уровней, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

     Нормативно-правовое регулирование учетной деятельности библиотек
     Правовую базу сохранения и развития библиотечного дела в РФ составляет Федеральный закон от 29.12.94 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ). Его действие распространяется на библиотеки, полностью или частично финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, – в том что касается регулирования вопросов сохранения и использования библиотечных фондов как части культурного наследия народов РФ.
     Кроме Закона № 78-ФЗ законодательство РФ о библиотечном деле включает Основы законодательства Российской Федерации о культуре, утв. постановлением ВС РФ от 09.10.92 № 3612-1 (с изм. и доп.) и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ в этой области.
     Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей, определяет обязательная для применения в государственных и муниципальных библиотеках РФ Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. приказом Минкультуры России от 02.12.98 № 590 (далее – Инструкция № 590).
     Согласно Инструкции № 590
     учет библиотечного фонда независимо от способов его ведения -традиционных или с использованием компьютерных технологий - должен обеспечивать полноту и достоверность учетной информации, документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из него, совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий, соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.
     Такие же требования предъявляются и к ведению бухгалтерского учета, которому наряду с библиотечным учетом подлежит фонд библиотеки.
     Библиотеки, которые финансируются из бюджета соответствующего уровня, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н (с изм. и доп., далее – Инструкция № 107н).
     Рассмотрим подробнее вопросы библиотечного и бухгалтерского учета библиотечного фонда.

     Объекты и единицы учета библиотечного фонда
     Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:

  • издания и неопубликованные документы;
  • аудиовизуальные документы (АВД);
  • микроформы;
  • электронные издания.

     В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).
     К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:

  • название;
  • экземпляр.

     Название – это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
     Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.
     Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:

  • годовой комплект;
  • метрополка;
  • переплетная единица (подшивка).

     Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.
     Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.
     Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
     Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем
     для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.
     Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).
     Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.
     Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

  • диск – для грампластинок и компакт-дисков;
  • катушку, кассету – для магнитных фонограмм;
  • рулон – для диафильмов;
  • комплект – для комплекта диапозитивов;
  • бобину – для кинофильмов;
  • кассету – для видеофильмов.

     Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.
     Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.
     Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.
     АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.
     В случав затруднения при определении основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, надо принимать текстовый документ, как предусмотрено Инструкцией № 590.
     Тем не менее, на практике встречаются такие приложения к различным изданиям в виде АВД или электронного документа, которые выполняют самостоятельные функции, и их можно использовать в работе отдельно от основного издания. В этом случае такое приложение рассматривают как отдельный документ, подлежащий индивидуальному и суммарному учету.

     Порядок учета библиотечного фонда
     Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.
     Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет.
     Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
     Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.
     Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:

  • первая часть – «Поступление в фонд»;
  • вторая часть – «Выбытие из фонда»;
  • третья часть – «Итоги движения фонда».

         В первой части фиксируются сведения о поступающих в фонд документах, т. е. такие показатели, как:

    • дата и номер записи;
    • источник поступления;
    • номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;
    • количество (всего, а также по видам, содержанию и языку коренной национальности);
    • стоимость.

         Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги происходит аналогично тому, как это делалось в первой части.
         Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».
         В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.
         Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.
         Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации.
         Запись о поступлении периодических изданий вносится в Книгу на основании акта, который составляется получателем по мере поступления периодических изданий текущего года.
         Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.
         Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.
         Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.
         Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.
         Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:

    • книжная (инвентарная книга);
    • карточная (карточка учетного каталога);
    • листовая (лист актового учета);
    • регистрационная карточка на определенный вид издания, в т. ч. заполняемая на АВД или электронные документы. Обязательными для форм индивидуального учета являются:
    • дата записи;
    • номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;
    • инвентарный номер; автор и заглавие;
    • год издания;
    • цена;
    • отметка о проверке;
    • номер акта выбытия.

         Для отражения наличия и вида приложения к основному документу вводят показатель «Примечание». Для особо ценных и редких изданий в примечании указывают особенности экземпляра, определяющие его ценность.
         Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:

    • обозначить принадлежность;
    • соблюсти эстетику;
    • обеспечить долговечность маркировочного знака;
    • сохранить текст или другую знаковую информацию.

         Бухгалтерский учет поступления документов
         Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.
         Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета.
         При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.
         В бухгалтерии учет библиотечного фонда ведется в инвентарной карточке группового учета основных средств формы ОС-9 (0504109). Такая карточка открывается одна на все библиотечные фонды, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой
         Приобретение документов за счет средств бюджета соответствующего уровня, включаемых в библиотечный фонд, отражается следующей корреспонденцией субсчетов:

    • Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 178-1 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
    • Одновременно производится вторая запись, отражающая увеличение фонда в основных средствах:
    • Д 200-1 «Фактические расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 250-1 «Фонд в основных средствах».

         Получение библиотекой книг в дар должно оформляться так же, как и приобретение. В этом случае
         нужно обращать внимание, насколько библиотека нуждается в таких документах: устаревшие по содержанию или находящиеся в плохом состоянии, они могут стать для книгохранилища лишь обузой.
         Во избежание таких ситуаций библиотеке необходимо разработать и утвердить распорядительным документом порядок приема, хранения и исключения из фондов полученных в дар документов. Дарителя необходимо заранее ознакомить с принятым порядком.
         Согласно Инструкции № 107н безвозмездное получение документов, включаемых в библиотечные фонды, отражается по рыночной стоимости следующей корреспонденцией субсчетов:

    • Д018-3 - К 250-3

         Рыночная стоимость формируется на основе цены на дату оприходования документов, включаемых в библиотечный фонд. Данные о цене, формирующей рыночную стоимость, должны подтверждаться документально или экспертным путем.
         Централизованное снабжение документами. При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.
         Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.
         Если вышестоящая организация, оплатившая в централизованном порядке документы, поступающие в библиотечный фонд библиотеки, и библиотека находятся на бюджетном финансировании одного уровня, то в бухгалтерии на основании полученных первичных документов указанные операции отражают следующими корреспонденциями субсчетов:
         Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 140-1 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».
         Одновременно выполняется вторая запись об увеличении фонда в основных средствах:

    • Д 200-1 - К 250-1.

         Если поступления в библиотечный фонд осуществляются вышестоящей организацией, находящейся на бюджетном финансировании другого уровня, то в бухгалтерском учете такие операции будут отражаться следующей корреспонденцией субсчетов:

    • Д 018-3-К 250-3.

         При этом извещение Формы 280 высылается в двух экземплярах, один из которых после приемки документов в библиотечный фонд за подписью главного бухгалтера о принятии полученных ценностей к учету высылается в адрес вышестоящей организации, оплатившей издания в централизованном порядке.

         Выбытие документов из библиотечного фонда
         Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.
         Исключением являются:

    • федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;
    • особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;
    • архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

         Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).
         Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.
         Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.
         Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:

    • устаревшего содержания;
    • ветхости (физического износа);
    • дефектности;
    • дублетности;
    • непрофильности;
    • утраты.

         Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
         К таким документам относятся:

    • научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
    • общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
    • популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
    • справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;
    • учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
    • документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
    • научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
    • правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
    • справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
    • другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

         Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.
         Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).
         Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

    • разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;
    • комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;
    • различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

         При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.
         К излишне экземплярным документам относятся избыточные дублеты одноименных названий, представленные в фонде библиотеки.
         Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
         Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.
         В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.
         При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.
         В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

    • физическое состояние каждого документа;
    • его научная и практическая ценность;
    • частота и продолжительность использования.

         Решение о целесообразности дальнейшего хранения документа в библиотечном фонде принимается комиссией на основании его комплексной оценки. Документы, по которым принято решение о списании из фонда, изымаются и складываются отдельно для последующей сверки с учетными документами и актирования.
         Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
         При выбытии документов в связи с их утратой Инструкция № 590 предписывает указывать конкретные обстоятельства утраты.
         Выбытие документов из библиотечного фонда согласно Инструкции № 107н оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях Формы № 444 (0504144). Указанная форма акта предназначена для исключения из библиотечного фонда документов, устаревших по содержанию или пришедших в ветхость; тем не менее, поскольку Инструкция № 590 устанавливает и иные возможные причины исключения документов из фонда, Форма № 444 может использоваться для списания документов и по другим причинам.
         При выбытии АВД, электронных изданий и микроформ оформляется акт с указанием причин и обоснованием исключения из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД разного вида, но причины их исключения из фонда должны быть одинаковыми.
         Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Пер вый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.

         Пример отражения в бухгалтерском учете списанных по ветхости и устаревших по содержанию документов
         Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).
         При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов туда экономически нецелесообразна, библиотека утилизирует списанные документы на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в акте об изъятии и списании документов из библиотечного фонда.
         Денежные средства, полученные за макулатуру, зачисляются на восстановление статей сметы библиотеки, за счет которых производятся пополнение и ремонт библиотечного фонда.
         Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете подобных операций.
         Библиотека списывает ветхие и устаревшие по содержанию документы стоимостью 4200 руб., в т. ч. приобретенные:

    • за счет бюджетных средств – на сумму 2100 руб.;
    • за счет целевых средств и безвозмездных поступлений – на сумму 1400 руб.;
    • за счет средств от предпринимательской деятельности – на сумму 700 руб.

         Рыночная стоимость макулатуры составляет 600 руб. и, соответственно, по источникам финансирования 300 руб., 200 руб. и 100 руб.
         Указанные операции в бухгалтерском учете будут отражаться следующими корреспонденциями субсчетов:
         «Списаны документы из библиотечного фонда по балансовой стоимости»:

    • «Приобретенные за счет средств бюджета соответствующего уровня» Д 250-1 – К 018-1 – 2100 руб .
    • «Приобретенные за счет целевых средств и безвозмездных поступлений» Д 250-3 – К 018-3 – 1400 руб.
    • &3171;Приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности» Д 250-2 – К 018-2 – 700 руб.

         «Оприходована макулатура, полученная при списании документов по стоимости ее реализации пункту приема вторичного сырья»:

    • по документам, приобретенным за счет средств бюджета соответствующего уровня, за счет целевых средств и безвозмездных поступлений: Д 067-3 «Прочие материалы» – К 270-3 – 500 руб.;
    • по документам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности:

         Д 067-2 – К 241-2 «редства на содержание и развитие материально-технической базы» – 100 руб.
         «Сдана макулатура в пункт вторичного сырья»:
         Д 225-3 «Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 067-3 – 500 руб. Д 223.
         «Расходы за счет средств, формируемых из прибыли»К 067-2 – 100 руб.
         Одновременно отражается задолженность пункта приема вторичного сырья по оплате за сданную макулатуру, включая сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую перечислению в бюджет:

    Д 178-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – 600 руб.
    Д 178-2 – К 173-2 «Расчеты по платежам в бюджет» – 108 руб. «Поступила оплата за сданную макулатуру»:
    Д 111-2 «Средства, полученные от предпринимательской деятельности»
    К 178-2 – 708 руб. Одновременно выполняется вторая запись:
    Д 401-2 – К 400-2 «Доходы отчетного периода» – 600 руб.«Перечислен в бюджет налог на добавленную стоимость»:
    Д 173-2 – К 111-2 – 108 руб.

         Продолжая тему учета фондов в библиотеке, перейдем к рассмотрению процедуры оформления приемки-передачи документов излишней экземплярности, непрофильных, а также утраченных, бухгалтерского учета выбытия документов, инвентаризации фондов.

         Приемка-передача документов
         Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.
         На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).
         В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.
         Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда.
         Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.
         Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.
         При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.
         Такими документами могут служить протокол и акт для случаев утери и порчи изданий. Если списание изданий происходит по причине хищения или бедствий, необходимо заключение уполномоченных органов.
         В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:

    • зафиксированными в читательском формуляре напоминаниями о возврате документов, направленными в адрес читателя заказным письмом или открыткой с уведомлением о вручении, а также справкой из адресного стола;
    • отказом на взыскание по исполнительному листу.

         Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.

         Бухгалтерский учет выбытия документов
         Выбытие документов из библиотечного фонда в бухгалтерском учете отражается следующими корреспонденциями субсчетов:
         Списание документов, устаревших по содержанию или пришедших в негодность по ветхости - Д 250 – К 018.
         Аналогично отражается списание недостач документов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий, подтвержденных документально и принятых за счет учреждения.
         Списание документов в случае их недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, оформляется двумя записями, первая из которых отражает списание документа из фонда по балансовой стоимости - Д 250 - К 018, вторая – по рыночной стоимости в зависимости от источника приобретения документов:

    • Д 170-1 «Расчеты по недостачам» – К 173-1 «Расчеты по платежам в бюджет» – для документов, приобретенных за счет бюджетных средств;
    • Д 170-3 – К 270-3 «Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия» – для документов, приобретенных за счет целевых средств и безвозмездных поступлений;
    • Д170-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – для документов, приобретенных за счет средств от предпринимательской деятельности.

         Инвентаризация библиотечного фонда
         Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп.) проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

    • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
    • при смене материально ответственных лиц;
    • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
    • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
    • при реорганизации или ликвидации учреждения;
    • в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

         Общие правила проведения инвентаризации и требования, предъявляемые к порядку ее проведения, установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Аналогичный порядок установлен и в п. 26 Инструкции №107н.
         Для бюджетных учреждений Инструкция № 107н уточняет, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация того имущества, которое подверглось инвентаризации не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию библиотечных фондов разрешено проводить один раз в пять лет.
         Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

    • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
    • редчайшие фонды – один раз в 3 года;
    • ценные фонды – один раз в 5 лет;
    • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
    • фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
    • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
    • фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

         Принимая отдельные распорядительные документы, регламентирующие некоторые положения бухгалтерского учета, не урегулированные Инструкцией № 107н, бюджетное учреждение должно установить порядок проведения инвентаризации, в частности, библиотечных фондов.
         Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.
         При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
         Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.

         Алексеева И.В.

  •  Вверх




    О портале | Карта портала | Почта: info@library.ru

    При полном или частичном использовании материалов
    активная ссылка на портал LIBRARY.RU обязательна

     
      Rambler's Top100
    © АНО «Институт информационных инициатив»
    © Российская государственная библиотека для молодежи